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ブログ更新3731回目。
先日ZOHO導入をブログでご報告しましたが、その第一弾として
日報管理をスタートさせました。
拠点長・部門長クラスを対象に、この仕組みを通して報連相を
徹底させるだけでなく、現場でしか分からなかったような気付きや
困りごと、意見出しの場になることを目的としています。
ZOHOとは、インドのZoho Corporationが開発したクラウドベースの
ソフトウェアサービスで、日報管理だけでなく、企業向けのさまざまな
業務管理ツールを提供しています。
主な特徴とサービスとして、CRM（顧客関係管理）で企業が顧客との
関係を管理し、営業活動を効率化するためのツールです。
営業プロセスを追跡し、顧客データを一元管理できるほか、
今回のように日報のような社内業務DX化にも活用することができます。
具体的なメリットとしては、以下の4点が挙げられます。
まず、提出状況の可視化。
各人の休みを考慮した提出状況が一覧で確認できるようになります。
茨城乳配ではそれぞれが自由に業務遂行できる環境を作っている分、
日報は重要な役割を果たします。
その提出状況を簡単に把握できるようになるメリットはとても
大きいと感じています。
次に、業務内容の共有です。
各拠点・部門がどのような状況にあるのか一括で把握できるようになり、
組織内での情報共有がスムーズにできるようになります。
同じ会社の中で参考になる取り組みやトラブルの発生情報などを
スピーディーに情報共有できるようになります。
3つ目が、振り返りを簡素化できる点。
過去の日報もデータとして蓄積され、簡単に検索できるため、
今後の改善点や成長につながるポイントが分析できるようになります。
これまではfacebookのグループ機能を使って日報のやり取りを
していました。
これは、SNSのリテラシーを上げる目的があったからですが、
過去の日報を遡って見ることが難しい点がデメリットでした。
これを改善できるようになります。
そして最後は、コミュニケーションの活性化です。
提出された日報に対して、経営陣より返信ができるため
コミュニケーションのきっかけとなります。
レポートライン上の上司だけでなく、組織横断的なアドバイスを
得られるようになるメリットに期待しています。
今後もＺＯＨＯを活用した日報管理を通じて、拠点・部門の状況を
日別で把握し、スムーズな事業運営を進める予定です。
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