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ブログ更新3907回目。

当社は、食品物流を担う企業として「安全」「安心」「共存」の

3つを柱に、日々サービスの品質向上に努めております。

その一方で、業務の効率化や働きやすい環境の整備も

重要な課題であり、その一環として現在積極的に進めているのが

「契約書のデジタル化」です。

かつて、契約書は紙ベースが当たり前でした。

署名・押印された原本はファイリングされ、必要なときに

探し出して確認するという運用がなされてきました。

しかし、紙媒体にはいくつかの課題があります。

保管スペースの確保、契約内容の検索性の低さ、更新時期の

見落としリスクなど、企業としての情報管理の在り方が

問われる時代になっています。

そこで当社は、取引先との契約書をデジタルに移行する

取り組みを2023年より本格的にスタートさせました。

目的は大きく4つあります。

①紙の削減による省スペース化と環境負荷の低減

②契約書の場所がすぐに分かる仕組みの構築

③契約内容をスピーディーに確認できる体制の整備

④契約更新の時期を一目で把握できるようにすること

これらは一見、システムの話のように見えるかもしれませんが、

本質的には

”お客様との信頼関係をより強固にするための基盤づくり”

だと考えています。

実際、現在お取引いただいている企業様150社のうち、

すでに110社までが紙からデジタル契約への切り替えを

完了しました。

多くの取引先様にご理解とご協力をいただけたことに

深く感謝しております。

残りの40社に対しても、早期に切り替えを完了し、

近い将来には100%のデジタル化達成を目指しています。

契約書のデジタル化は、単なる「IT化」ではありません。

業務の透明性を高め、社内外での情報共有を円滑にし、

意思決定のスピードを上げる。

そして何より、働く社員の業務負荷を減らすことにつながります。

実際に社内からは、

「契約書を探す時間が大幅に減った」

「更新時期のアラート機能で、期限を逃さなくなった」

といった声も上がっています。

こうした一つひとつの改善が、最終的にはお客様への

サービス品質向上につながっていくものと確信しています。

茨城乳配は、今後もアナログとデジタルのバランスを大切にしながら、

お客様、そしてこれから仲間になってくださる皆さまに、

「選んでよかった」と思っていただけるよう、挑戦を続けていきます。

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